Departamenti duhet të mblidhet në intervale të rregullta siç mund të vendoset nga vetë departamenti ose me kërkesë speciale të drejtuesit .  Njoftimi për mbledhje urgjente duhet  të jepet të paktën dy ditë përpara. Axhenda duhet të publikohet të paktën një ditë përpara për çdo mbledhje nga drejtuesi.